Warum sind ECM/DMS‑Integrationen so entscheidend ?

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Ein ECM/DMS ohne Integration ist wie ein Archiv ohne Türen – sicher, aber abgeschottet.
Mit gezielten Integrationen wird Ihr DMS dagegen zum zentralen Informationshub, der Daten überall dort bereitstellt, wo sie benötigt werden.

Die wichtigsten Mehrwerte:

• Medienbruchfreie Prozesse – keine manuelle Ablage, keine Doppelpflege

• Schnellere Durchlaufzeiten – Informationen fließen automatisch zwischen Systemen

• Bessere Datenqualität – konsistente Stammdaten & einheitliche Dokumentenstrukturen

• Höhere Mitarbeitereffizienz – weniger Klicks, weniger Suchen, bessere Workflows

• Höhere Compliance – revisionssichere Ablage durch automatisierte Regeln

Durch intelligente Integrationen steigern Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens – systemübergreifend und nachhaltig.

 

Integration in ERP‑Systeme

ERP-Systeme sind das Rückgrat vieler Unternehmen – hier entstehen Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Auftragsdokumente und zahlreiche weitere Unterlagen.

Wir integrieren Ihr ECM/DMS u. a. in:

• SAP (S/4HANA, ECC)

• Microsoft Dynamics 365 / Business Central

• proALPHA

• Sage

• Infor

• abas

• Unit4, u. v. m.

Beispiele für ERP‑Integrationen:

• Automatische Archivierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen

• Übergabe technischer Metadaten wie Belegnummern, Kunden-/Lieferanten-ID

• Direktzugriff auf archivierte Dokumente aus dem ERP

• Automatisierte Workflow‑Starts (z. B. Rechnungsfreigabe, Reklamationen)

• Synchronisation relevanter Stammdaten
   

So verbinden Sie transaktionale Daten im ERP mit revisionssicheren Dokumenten im DMS.

 

CRM‑ und Vertriebsintegrationen

Für Vertrieb und Kundenservice zählt vor allem: schnelle Informationen, vollständige Kundenakten, strukturierte Kommunikation.

Wir integrieren Ihr DMS nahtlos in:

• Salesforce

• Microsoft Dynamics CRM

• HubSpot

• CAS genesisWorld

• Pipedrive, u. v. m.

Vorteile für CRM‑Teams:

• Zugriff auf alle kundenbezogenen Dokumente direkt aus dem CRM

• Automatisches Ablegen von Angeboten, E-Mails, Verträgen

• Dokumentenverknüpfung zu Leads, Opportunities und Accounts

• Einfache Freigaben über das DMS – sichtbar im CRM

Damit steigern Sie Geschwindigkeit, Transparenz und Servicequalität.

E-Mail‑, Office‑ und Collaboration‑Integrationen

E-Mail und Office-Anwendungen gehören zu den wichtigsten Informationsquellen im Arbeitsalltag. Wir stellen sicher, dass Ihr DMS auch hier direkt eingebettet ist.

Typische Integrationen:

• Outlook / Exchange
  – E-Mails und Anhänge direkt ins DMS archivieren
  – Automatische Zuordnung zu Projekten, Vorgängen oder Kunden

• Microsoft Teams
  – Zugriff auf DMS-Dokumente in Teams
  – Gemeinsame Bearbeitung mit Versionierung

• Microsoft Word / Excel / PowerPoint
  – Dokumente direkt im DMS öffnen, speichern, versionieren

• SharePoint / OneDrive
  – Hybride Szenarien: Collaboration in Teams + Revision im DMS

Durch diese Integrationen arbeiten Ihre Teams deutlich effizienter – ohne Medienbrüche.

Fachverfahren & Branchensoftware

Jedes Unternehmen nutzt spezielle Softwarelösungen – und wir integrieren Ihr DMS auch dort, wo Standard-Konnektoren an ihre Grenzen stoßen.

Beispiele:

• Buchhaltung & Steuer (DATEV, Addison, Agenda)

• Produktion & Qualität (MES/QM-Systeme)

• Personalwesen (Personio, SAP HCM, HRworks)

• Gesundheitswesen, öffentlicher Dienst, Bauwesen, Rechtswesen u. v. m.

Wir entwickeln individuelle Workflows, automatische Dokumentenübergaben und APIs, die Ihre
Spezialprozesse ideal unterstützen.

 

API-basierte & individuelle Integrationen

Nicht jede Integration existiert „von der Stange“.
Wir bauen maßgeschneiderte Schnittstellen, die exakt zu Ihren Prozessen passen.

Wir unterstützen:

• REST-APIs

• SOAP-Webservices

• GraphQL

• File-basierte Exporte/Importe

• Microservice-Architekturen

• Event-getriebene Integrationen (z. B. Webhooks)

Damit bleibt Ihr DMS flexibel, ausbaufähig und komplett anpassbar.

 

Sicherheit, Compliance & Governance im Fokus

Alle Integrationen entsprechen höchsten Standards in Bezug auf:

• DSGVO / Datenschutz

• Revisionssichere Archivierung

• ISO‑27001-konforme Prozesse

• Zugriffsberechtigungen & Rollenmodelle

• Verschlüsselte Übertragung & sichere Authentifizierung

So stellen Sie sicher, dass sensible Dokumente geschützt und gesetzlich korrekt verarbeitet werden.

Die Zukunft Ihrer IT: Ein vernetztes, intelligentes System

Mit professionell geplanten Integrationen wird Ihr DMS zu einem echten Productivity‑Booster:

• Informationen stehen dort bereit, wo sie benötigt werden

• Workflows laufen automatisiert über Systeme hinweg

• Ihre Teams arbeiten schneller, strukturierter und fehlerfrei

• Die IT wird entlastet, da Schnittstellen sauber dokumentiert und wartbar sind

• Sie schaffen eine digitale Infrastruktur, die mit Ihrem Unternehmen wächst und langfristig Wert schafft.

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